Problemas com novo sistema da Receita Federal levam 257 mil à malha fina

Uma mudança no sistema de coleta de dados da Receita Federal levou mais de 257 mil contribuintes para a malha fina do Imposto de Renda 2026.

Mais de 1 milhão de declarações ficaram retidas por inconsistências. O número representa 6,96% do total de pessoas que enviaram a declaração até o dia 23 de abril. No mesmo período do ano passado, esse percentual era de 5,22%. Segundo a Receita, apesar do aumento registrado no ano, a situação está “dentro de um padrão administrável”.

Das retidas, mais de 257 mil estão associadas à transição para o novo modelo de envio e cruzamento de informações dos contribuintes. “Trata-se de um efeito pontual, que tende a ser reduzido ao longo da campanha, à medida que as inconsistências forem corrigidas pelas fontes pagadoras”, diz o órgão.

O problema afeta o modelo pré-preenchido do documento. A Receita Federal mudou a forma como coleta os dados que alimentam as declarações pré-preenchidas dos contribuintes. E, com essa mudança, muitos contribuintes observaram informações diferentes das indicadas no informe de rendimentos. Ao enviar a declaração com divergência de informações, o contribuinte pode ficar na malha fina.

Documento que consolidava dados para o IR foi extinto. Até 2024, as empresas enviavam para a Receita todos os anos um documento chamado Dirf (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte). Ele consolidava todas as informações fiscais de seus funcionários e continha as mesmas informações enviadas ao empregado no informe de rendimentos.

No novo sistema, as informações são enviadas mensalmente pelas empresas. A partir de 2025, a Dirf foi extinta, e os dados passaram a ser retirados de outras bases de dados: o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais). As empresas enviam dados mensalmente para essas bases.

O que diz quem foi prejudicado

“Foi um transtorno”, diz contribuinte. “Nunca tive problema com a declaração e neste ano voltou com pendência. Falei com a empresa e disseram que eu poderia seguir o informe. Eu fiz isso, e continuou voltando. Aguardei um pouco e atualizou. Achei que o erro era meu, foi um transtorno”, diz Edilson Bastos, técnico em edificações em Boquira (BA).

Nas empresas, a situação levou ao acúmulo de trabalho. “Tentamos retificar as informações necessárias em tempo hábil e tivemos um aumento de horas de dedicação para nos certificarmos de que as informações estavam corretas”, diz Francielly Chicon, sócia do Locatelli Group, empresa que auxilia outras 230 empresas a processar suas folhas de pagamento.

Onde estão os problemas?

O preenchimento das bases de dados usadas agora é mais complexo. “Tanto o eSocial quanto a EFD-Reinf são declarações muito complexas e com prazos específicos. Se a empresa não reporta, por exemplo, as férias do funcionário no prazo correto, ela tem que retificar. Por isso acabam ocorrendo ajustes, e daí vêm os problemas nas declarações das pessoas físicas”, diz Rodrigo Lázaro, diretor de tributos da Anefac (Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade).

Há também demora na atualização do sistema da Receita, dizem as empresas. “Enviamos retificações em fevereiro, e vimos que, em março, parte delas ainda não estava na base de dados da Receita”, diz Chicon.

Outra dificuldade é encontrar onde está o erro quando o sistema da Receita aponta uma divergência. Quando não houve envio de retificação, e o empregado aponta que sua declaração está com divergências, as empresas têm tido dificuldade em encontrar o problema. “Hoje não temos nenhum extrato consolidado da Receita em que eu consiga comparar as informações. Então, é preciso ir mês a mês, dado a dado”, diz Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo).

Segundo a Receita, o novo sistema exige mais precisão nos dados, e isso pode levar a erros. “Esses erros são esperados quando ocorre a transição de um sistema para outro, mas verificamos que as empresas estão se adequando à nova metodologia e constantemente enviando retificações de suas informações”, diz o órgão.

Entidades do setor criticam a forma como a mudança de sistemas foi feita pela Receita. Faltou um período de transição, em que se pudesse mapear possíveis problemas, dizem. “Deveria ter mantido a Dirf em paralelo por pelo menos um ano, para checar as divergências, identificar os problemas e corrigir os processos”, afirma Luiz Edmundo Rosa, diretor da ABRH (Associação Brasileira de Recursos Humanos).

Elas também apontam a necessidade de melhorias. Entre elas, mais agilidade na atualização das bases de dados e um sistema que permita a conferência das informações de forma mais simples. “O que se espera é que a Receita converse com a sociedade civil para que isso não prejudique as empresas com mais burocracia”, diz Lázaro.

A Receita Federal diz que o eSocial existe desde 2018. Afirma que todos os testes da integração do Imposto de Renda com o eSocial foram feitos, mas não especificou quais foram eles. Ressaltou também que o eSocial unificou o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e já substituiu cerca de 15 formulários diferentes.

Mesmo com as críticas, o setor vê como factível a proposta do ministro da Fazenda de automatizar a declaração do IR. Recentemente, o ministro da Fazenda, Dario Durigan, disse que pediu à Receita um sistema para acabar com a declaração anual do Imposto de Renda. Para Rosa, da ABRH, a proposta é factível, mas precisa de tempo. “Ele pode inovar, mas as coisas têm que funcionar de uma forma que não estão funcionando hoje. E não pode desligar um sistema antigo sem ter certeza de que o novo esteja funcionando bem”, diz.

O que o trabalhador deve fazer

Se ainda não entregou a declaração, o trabalhador deve confiar no informe de rendimentos. Se os dados da declaração batem com o documento oficial da empresa, o contribuinte não precisa fazer nada agora.

Se houver diferença entre a declaração e o informe de rendimentos, procure a fonte pagadora. A empresa tem o dever de corrigir os dados no sistema. Quando o empregador ajusta as informações, a declaração do trabalhador sai da malha fina de forma automática em até uma semana.

O trabalhador precisa agir se receber um novo informe de rendimentos. Se a empresa emitir um novo documento, o contribuinte precisa fazer uma declaração retificadora.